Zuschüsse, Ferienprogramm, Haus und Verleih in einem System
Eine Geschäftsstelle fördert Verbände, organisiert Ferienprogramm und Schulungen, vermietet Haus und Zeltplatz und verleiht Material. Und bedient dabei Gremien, Ehrenamt und Buchhaltung.
Jeder Vorgang in einem anderen Programm. Dieselben Kontakte stehen in allen davon.
Ein Verband reicht einen Antrag ein, jemand rechnet Tagessätze von Hand nach. Die Zeltplatz-Anfrage kommt per Mail, die Belegung steht in einer Excel-Datei, die jemand anders offen hat. Ob der Bus noch frei ist, zeigt erst der Blick ins Lager. Hat jemand Urlaub, bleibt etwas liegen.
Alles davon liegt im selben System
Was einmal erfasst ist, steht überall dort zur Verfügung, wo es gebraucht wird. Eure Richtlinien und die Vorgaben des BJR bleiben, wie ihr sie beschlossen habt. Automatisiert wird die Wiederholung, nicht das Urteil.
Zuschüsse für die Mitgliedsverbände
Die Förderarten eurer Zuschussrichtlinie liegen im System, mit Sätzen, Höchstbeträgen, Quoten sowie Alters- und Dauergrenzen. Ein Antrag wird einmal erfasst, das System rechnet danach und erzeugt den Bescheid als PDF. Auszahlung, Verwendungsnachweis und Rückforderung hängen am selben Vorgang. Die Buchungen entstehen automatisch mit.
Die Verbände reichen selbst ein
Mitgliedsverbände stellen ihre Anträge über einen eigenen Zugang und sehen dort den Stand ihrer Vorgänge. Die Angaben landen direkt im System. Niemand muss sie abtippen.
Ferienprogramm und Schulungen
Veranstaltungen werden im System geplant und auf der Website veröffentlicht, mit Altersgrenzen, Plätzen, Preisen und mehreren Terminen. Die Anmeldung läuft online, mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten und Notfallkontakt. Beim Einlass wird per Barcode abgeglichen, danach entstehen Teilnahmebescheinigung oder Juleica-Nachweis.
Jugendtagungshaus und Zeltplatz
Häuser, Zimmer, Plätze und Ausstattung liegen als Stammdaten im System. Anfragen kommen über die Website, der Belegungskalender zeigt, was frei ist. Doppelbelegungen prüft das System, bevor jemand zusagt. Buchungsvertrag, Anzahlung und Rechnung entstehen aus der Buchung.
Materialverleih
Bus, Zelte, Technik und Spielgeräte mit Bestand über mehrere Lager. Bei einer Anfrage prüft das System, ob das Material im Zeitraum frei ist. Für Mitglieder gelten eigene Sätze. Kaution, Verleihvertrag und Rechnung hängen am Vorgang.
Ehrenamt und Gremien
Juleica-Karten mit Gültigkeit und Erinnerung vor dem Ablauf. Die Vollversammlung mit Einladung, Anwesenheit, Abstimmung und Protokoll. Eigene Förderanträge mit ihren Fristen, dazu Jahresbericht und Ehrenamtsnachweis als fertiges Dokument.
Haushalt über alle Bereiche
Jahreshaushalt je Förderart. Was gebunden ist und was noch zur Verfügung steht, ergibt sich aus den Vorgängen selbst. Dafür pflegt niemand eine zweite Liste.
Und die Pflichten drumherum
Rundschreiben an die Verbände, digitale Unterschrift, Anbindung an die Buchhaltung. Dazu die Vorgaben der DSGVO: Auskunft auf Anfrage, Einwilligung bei Minderjährigen, Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Seht es euch an, bevor ihr mit uns sprecht
Unter jugendring-digital.de steht ein vollständig eingerichteter Musterjugendring. Ferienprogramm, Zuschüsse, Zeltplatz, Tagungshaus und Verleih sind dort so aufgesetzt, wie sie bei euch aussehen würden.
Ihr könnt frei darin herumklicken. Ohne Anmeldung, ohne Formular, ohne dass sich jemand bei euch meldet.
Demo öffnenWie ein Projekt abläuft
Gespräch, kostenlos
Wir schauen uns an, wie eure Verwaltung heute läuft und welche Bausteine ihr braucht. Sagt uns, welche Systeme und Listen bei euch im Einsatz sind. Daran sieht man am schnellsten, was sich zusammenlegen lässt.
| Dauer | 30 Minuten |
|---|---|
| Kosten | kostenlos |
| Verbindlichkeit | unverbindlich |
Aufnahme
Wir gehen alle Bereiche durch, von der Zuschussrichtlinie bis zur Belegung, und schauen, welche Systeme heute im Einsatz sind. Daraus entsteht ein Angebot mit einzeln benannten Bausteinen.
Vorgaben bleiben
Zuschussrichtlinie und die Vorgaben des Bayerischen Jugendrings werden so hinterlegt, wie ihr sie beschlossen habt. Ändert sich etwas, passen wir die Berechnung an.
MeilensteinFestpreis, keine Stundenabrechnung
Aufbau in Etappen
Wir beginnen mit eurer Website, sie bringt alle Funktionen für Nutzer zusammen. Daraus ergeben sich die einzelnen Bereiche, die wir in enger Abstimmung mit euch umsetzen.
- Website
- Ferienprogramm
- Zuschüsse
- Tagungshaus und Zeltplatz
- Materialverleih
- Juleica und Gremien
Übergabe
Die Geschäftsstelle wird im fertigen System geschult. Eine Wissensdatenbank mit Anleitungen ist im System enthalten, auch für den nächsten Personalwechsel. Danach stehen mindestens 30 Tage für Fragen kostenlos zur Verfügung.
Für Ehrenamt und Wechsel gebaut
Jede Einrichtung ist im System erklärt. Wer neu dazukommt, liest nach, statt zu fragen.
MeilensteinÜbergabe mit Wissensdatenbank, dazu 30 Tage für Fragen
Was Jugendringe vor dem ersten Gespräch fragen
Was heißt teilautomatisiert?
Das System übernimmt die Schritte, die sich aus Regeln ergeben: nach Richtlinie rechnen, Bescheide und Verträge erzeugen, Verfügbarkeiten prüfen, Rechnungen stellen, an Fristen erinnern. Geprüft und entschieden wird weiterhin bei euch.
Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein. Wir nehmen alle Bereiche einmal auf und setzen das Gesamtbild Schritt für Schritt um. Angefangen wird dort, wo heute die meiste Zeit verloren geht.
Wir haben kein Tagungshaus. Bleibt dann viel übrig?
Ja. Zuschüsse, Ferienprogramm, Schulungen, Verleih, Juleica und Gremien hängen nicht am Haus. Die Einrichtungsbuchung lässt sich weglassen.
Müssen wir unsere Zuschussrichtlinie ändern?
Nein. Förderarten, Sätze, Höchstbeträge und Fristen werden so hinterlegt, wie ihr sie beschlossen habt. Dasselbe gilt für die Vorgaben des Bayerischen Jugendrings.
Können unsere Verbände selbst Anträge stellen?
Ja. Mitgliedsverbände bekommen einen eigenen Zugang, reichen darüber ein und sehen den Stand ihrer Vorgänge.
Was passiert mit unserem bisherigen Ferienprogramm-Portal?
Das lässt sich übernehmen. Bei einem Kreisjugendring haben wir die bestehenden Veranstaltungen samt Preisen, Pflichtfragen, Orten und Kategorien in das neue System überführt.
Wir sind eine kleine Geschäftsstelle. Lohnt sich das?
Der Aufwand hängt nicht an der Zahl der Beschäftigten, sondern an der Zahl der Vorgänge. Je weniger Leute, desto teurer wird jede Stunde doppelte Erfassung.
Was passiert mit unseren bisherigen Daten?
Wir übernehmen sie, soweit sie in verwertbarer Form vorliegen. Vorher prüfen wir den Bestand und stimmen mit euch ab, was mitkommt und was archiviert wird.
Ist das eine Speziallösung für einen einzelnen Jugendring?
Nein. Die Grundlage ist Odoo, ein etabliertes System, das auch ohne uns weiterläuft. Den jugendringspezifischen Teil haben wir entwickelt, er lässt sich an eure Verhältnisse anpassen.